BayWa Aktiengesellschaft
München
– WKN 519406, 519400, A2YPHU –
– ISIN DE0005194062, DE0005194005, DE000A2YPHU5 –
Einladung zur 97. ordentlichen Hauptversammlung
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Dienstag, den 28. Juli 2020 um 10:00 Uhr (MESZ) stattfindenden 97. ordentlichen Hauptversammlung ein. Diese Hauptversammlung wird als
VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfinden.
Die Hauptversammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten und im Aktienregister eingetragenen Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten vollständig auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung
im passwortgeschützten BayWa-Aktionärsportal in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz.
Ort der Übertragung der virtuellen Hauptversammlung und damit Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes sind die Geschäftsräume der BayWa Aktiengesellschaft, Arabellastraße 4, 81925 München.
Bitte beachten Sie, dass Aktionärinnen und Aktionäre sowie ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) die virtuelle Hauptversammlung nicht vor Ort verfolgen können.
I. TAGESORDNUNG
| 1 |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts der BayWa Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2019, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2019, einschließlich des erläuternden Berichts zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs, sowie des Berichts des Aufsichtsrats Diese Unterlagen können in den Geschäftsräumen der BayWa Aktiengesellschaft, Arabellastraße 4, 81925 München, und im Internet unter
eingesehen werden. Es wird darauf hingewiesen, dass der gesetzlichen Verpflichtung mit der Zugänglichmachung auf der Internetseite der Gesellschaft Genüge getan ist. Die Unterlagen werden den Aktionären auf Anfrage einmalig mit einfacher Post zugesandt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein und näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu dem Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt hat. |
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| 2 |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn für das Geschäftsjahr 2019 von 33.381.240,60 Euro wie folgt zu verwenden: – Ausschüttung einer Dividende von 0,95 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie = 33.362.715,60 Euro – Einstellung in die anderen Gewinnrücklagen 18.525 Euro Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die zum Zeitpunkt der Einberufung 140.914 Aktien, die im Rahmen des Mitarbeiteraktienprogramms 2019 ausgegeben worden sind und für das Geschäftsjahr 2019 nicht dividendenberechtigt sind, sowie die von der Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung unmittelbar oder mittelbar gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b Aktiengesetz nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von 0,95 Euro je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden. |
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| 3 |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
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| 4 |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für diesen Zeitraum zu erteilen. |
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| 5 |
Beschlussfassung über die Schaffung eines Genehmigten Kapitals Das Genehmigte Kapital 2015 zur Schaffung von Belegschaftsaktien ist zum 18. Mai 2020 ausgelaufen. Anstelle dieses Genehmigten Kapitals soll ein neues Genehmigtes Kapital 2020 gegen Bareinlage unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zum Zwecke der Ausgabe von Aktien an Mitarbeiter der BayWa Aktiengesellschaft und der mit ihr im Sinne der §§ 15 ff Aktiengesetz verbundenen Unternehmen geschaffen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
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Beschlussfassung über Satzungsänderungen zur Ermöglichung einer Online-Hauptversammlung Gemäß den Regelungen in § 118 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz soll in die Satzung der BayWa Aktiengesellschaft eine Ermächtigung des Vorstands aufgenommen werden, vorzusehen, dass die Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort teilnehmen können sowie ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Außerdem soll neben dem Versammlungsleiter auch der Vorstand gemäß § 118 Abs. 4 Aktiengesetz zur Zulassung der Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung ermächtigt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:
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| 7 |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen. |
II. BERICHT DES VORSTANDS ZU PUNKT 5 DER TAGESORDNUNG ÜBER DEN BEZUGSRECHTSAUSSCHLUSS BEIM GENEHMIGTEN KAPITAL 2020
Der Vorstand erstattet gemäß § 203 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz den nachfolgenden Bericht zu Punkt 5 der Tagesordnung über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre ausgeben zu dürfen.
Dieser Bericht ist ebenfalls ab der Einberufung der Hauptversammlung unter der Internet-Adresse
www.baywa.com/hauptversammlung
zugänglich. Er liegt darüber hinaus in den Geschäftsräumen der BayWa Aktiengesellschaft, Arabellastraße 4, 81925 München, sowie während der Dauer der Hauptversammlung im Versammlungssaal zur Einsichtnahme aus. Der Bericht hat folgenden Inhalt:
Der Beschlussvorschlag sieht vor, den Vorstand erneut zu ermächtigen, das Grundkapital gegen Bareinlage unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zu erhöhen. Dadurch soll der Vorstand in die Lage versetzt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Mitarbeitern der BayWa Aktiengesellschaft und der mit ihr im Sinne der §§ 15 ff Aktiengesetz verbundenen Unternehmen Aktien zu Vorzugsbedingungen zur Verfügung zu stellen. Durch die Ausgabe dieser Aktien sollen die Mitarbeiter der BayWa Aktiengesellschaft und der mit ihr im Sinne der §§ 15 ff Aktiengesetz verbundenen Unternehmen am Erfolg beteiligt, das Interesse an der BayWa-Aktie gestärkt und eine höhere Identifikation mit den Unternehmensergebnissen erreicht werden. Ferner soll die Bindung der Mitarbeiter der BayWa Aktiengesellschaft und der mit ihr im Sinne der §§ 15 ff Aktiengesetz verbundenen Unternehmen an die BayWa Aktiengesellschaft erhöht werden.
Ob und inwieweit von der Ermächtigung zur Kapitalerhöhung unter Ausschluss des Bezugsrechts Gebrauch gemacht wird, wird der Vorstand in jedem Einzelfall sorgfältig prüfen. Der Vorstand wird diese Option nur dann nutzen, wenn dies nach Einschätzung von Vorstand und Aufsichtsrat im Interesse der Gesellschaft und der Aktionäre liegt. Der Vorstand wird der jeweils nächsten Hauptversammlung darüber berichten, sofern von der Ermächtigung Gebrauch gemacht wird.
III. INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER VIRTUELLEN HAUPTVERSAMMLUNG
Auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (‚COVID-19-Gesetz‘) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Die Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen beim Ablauf der Versammlung sowie bei den Aktionärsrechten.
Wir bitten unsere Aktionäre um besondere Beachtung der nachfolgenden Hinweise zur Möglichkeit der Verfolgung der Hauptversammlung in Bild und Ton, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.
1. Teilhabe an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilhabe an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 23 der Satzung der BayWa Aktiengesellschaft diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister eingetragen und rechtzeitig angemeldet sind.
Die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung muss der Gesellschaft bis spätestens Dienstag, 21. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Für die Übermittlung der Anmeldung an die Gesellschaft stehen die folgenden Wege zur Verfügung:
| (1) |
Die Anmeldung zur Hauptversammlung kann an die Gesellschaft per Post, Telefax oder E-Mail übersandt werden unter der folgenden Adresse:
Zur Erleichterung der Anmeldung wird Aktionären, die spätestens am Dienstag, 14. Juli 2020, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit der persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung ein Anmeldeformular übersandt. Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte Anmeldeformular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, zum Beispiel durch die Nennung des vollständigen Namens bzw. der vollständigen Firma des Aktionärs und der Anschrift. |
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Aktionäre, die am Dienstag, 14. Juli 2020, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, haben zudem die Möglichkeit, sich elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten BayWa-Aktionärsportals unter der Internetadresse
zur Hauptversammlung anzumelden. |
Die persönlichen Zugangsdaten (Aktionärsnummer und Zugangspasswort) für das BayWa-Aktionärsportal werden denjenigen Aktionäre, die am Dienstag, 14. Juli 2020, 00:00 Uhr (MESZ), im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit der persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt. Im Übrigen werden die persönlichen Zugangsdaten für das BayWa-Aktionärsportal nach Eingang der ordnungsgemäßen Anmeldung bei der Gesellschaft mit der Anmeldebestätigung (‚Ticket‘) zugesandt. Der persönlichen Einladung zur virtuellen Hauptversammlung bzw. dem Ticket sind auch Formulare für die Stimmabgabe per Briefwahl, die Bevollmächtigung eines Dritten und die Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter beigefügt.
Zwischen dem Ablauf der Anmeldefrist und der Beendigung der virtuellen Hauptversammlung können aus arbeitstechnischen Gründen Umschreibungen im Aktienregister nur dann vorgenommen werden, wenn der Umschreibungsantrag bis Dienstag, 21. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen ist. Später eingehende Umschreibungsanträge können erst nach der Hauptversammlung bearbeitet werden, sodass der Erwerber Teilhaberechte und Stimmrechte aus diesen Aktien faktisch nicht ausüben kann (Umschreibungsstopp bzw. ‚Technical Record Date‘). In solchen Fällen bleiben Teilhabe- und Stimmrecht bis zur Umschreibung noch bei dem im Aktienregister eingetragenen Aktionär. Sämtliche Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.
Wir weisen darauf hin, dass für die Teilhabe an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts ausschließlich die Teilnahmebedingungen nach Gesetz und Satzung der BayWa Aktiengesellschaft maßgeblich sind.
2. Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet
Die gesamte virtuelle Hauptversammlung kann von den ordnungsgemäß angemeldeten und im Aktienregister eingetragenen Aktionären und deren Bevollmächtigten am Dienstag, 28. Juli 2020, ab 10:00 Uhr (MESZ), in Bild und Ton im Internet über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter
www.baywa.com/hauptversammlung
verfolgt werden. Die persönlichen Zugangsdaten zur Nutzung des BayWa-Aktionärsportals werden mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe im Einzelnen unter III.1).
3. Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Aktionäre haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht bzw. Teilhaberecht in der virtuellen Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, zum Beispiel durch einen Intermediär (z.B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder einen sonstigen Dritten, ausüben zu lassen. Auch im Falle einer Stimmrechtsvertretung ist eine ordnungsgemäße Anmeldung des Aktionärs sowie eine Eintragung im Aktienregister – wie oben unter III.1 ausgeführt – erforderlich. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.
3.1 Bevollmächtigung eines Dritten
Die Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten und ihr Widerruf können entweder gegenüber der Gesellschaft oder gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt werden. Wird die Vollmacht gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt, so bedarf es eines Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf sowie der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Ein Formular zur Bevollmächtigung eines Dritten erhalten Aktionäre zusammen mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung (siehe III.1). Ein Formular ist zudem abrufbar unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
Aktionäre, die einen Dritten bevollmächtigen möchten, werden gebeten, vorzugsweise die zur Verfügung gestellten Formulare zu verwenden. Besonderheiten können bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder geschäftsmäßig Handelnden (§ 135 Aktiengesetz) vorliegen (siehe nachfolgend III.3.2).
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft können bis Montag, 27. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), per Post, per Telefax oder per E-Mail unter folgender Adresse erfolgen:
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BayWa Aktiengesellschaft |
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Telefax: +49 89 889 69 06 – 33 |
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E-Mail: baywa@better-orange.de |
Außerdem besteht die Möglichkeit, die Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten, ihren Widerruf und den Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
zu übermitteln. Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III.1). Die Möglichkeit zur Übermittlung über das BayWa-Aktionärsportal besteht bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, 28. Juli 2020. Auch Vollmachten, die bereits (wie oben beschrieben) per Post, Telefax oder E-Mail gegenüber der Gesellschaft erteilt oder nachgewiesen worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt noch über das BayWa-Aktionärsportal widerrufen werden.
Auch Bevollmächtigte (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Bevollmächtigte können das Stimmrecht nur im Wege der Briefwahl oder durch (Unter-)Bevollmächtigung der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Damit ein Bevollmächtigter die virtuelle Hauptversammlung über das BayWa-Aktionärsportal verfolgen und eine Briefwahl oder eine Erteilung von (Unter-)Vollmacht auch auf elektronischem Weg über das BayWa-Aktionärsportal vornehmen kann, benötigt dieser die Zugangsdaten des Aktionärs für das BayWa-Aktionärsportal. Bei Erteilung der Vollmacht gleichzeitig mit der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung werden die Zugangsdaten direkt an den Bevollmächtigten übersandt. Ansonsten ist die Weitergabe der Zugangsdaten für das BayWa-Aktionärsportal an den Bevollmächtigten durch den Aktionär erforderlich.
Nähere Einzelheiten zu Vollmachtserteilung werden unseren Aktionären zusammen mit den Unterlagen zur Hauptversammlung zugesandt.
3.2 Bevollmächtigung von Intermediären oder geschäftsmäßig Handelnden (§ 135 Aktiengesetz)
Soweit eine Vollmacht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder an eine im Hinblick auf die Stimmrechtsausübung nach den aktienrechtlichen Bestimmungen diesen gleichgestellte Person oder Institution erteilt wird, bedürfen die Vollmachtserteilung und ihr Widerruf nach den gesetzlichen Vorschriften nicht der Textform. Hier genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Intermediäre und Aktionärsvereinigungen sowie die ihnen nach § 135 Aktiengesetz gleichgestellten Personen und Institutionen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen; bitte stimmen Sie sich mit den diesbezüglich jeweils zu Bevollmächtigenden ab. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf es in diesem Fall nicht. Die Ausführungen unter III.3.1, vorletzter Absatz, gelten entsprechend.
3.3 Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
Wir bieten allen Aktionärinnen und Aktionären an, sich durch unsere Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden sollen, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Soweit entsprechende Weisungen nicht erfolgen, können die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter die Stimmen nicht vertreten. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft keine Weisungen und Aufträge zum Stellen von Fragen oder von Anträgen und zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennehmen.
Auch die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sowie der Widerruf dieser Vollmacht und die Änderung von Weisungen bedürfen der Textform (§ 126b Bürgerliches Gesetzbuch). Ein Formular zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten Aktionäre zusammen mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung (siehe III.1). Ein Formular ist zudem abrufbar unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
Vollmachten und Weisungen zugunsten der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können per Post, Telefax oder E-Mail unter der nachstehenden Adresse bis Montag, 27. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), erteilt, geändert oder widerrufen werden:
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BayWa Aktiengesellschaft |
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Telefax: +49 89 889 69 06 – 33 |
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E-Mail: baywa@better-orange.de |
Außerdem können Vollmachten und Weisungen zugunsten der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
erteilt, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III.1). Die Möglichkeit zur Übermittlung über das BayWa-Aktionärsportal besteht bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, 28. Juli 2020. Auch Vollmachten und Weisungen, die bereits (wie oben beschrieben) per Post, Telefax oder E-Mail erteilt worden sind, können bis zu diesem Zeitpunkt noch über das BayWa-Aktionärsportal widerrufen bzw. geändert werden.
Nähere Einzelheiten zu Vollmachts- und Weisungserteilung werden unseren Aktionären zusammen mit den Unterlagen zur Hauptversammlung zugesandt.
4. Stimmrechtsausübung durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen im Wege einer Briefwahl entweder (i) schriftlich (d.h. per Post, Telefax oder E-Mail) oder (ii) im Wege elektronischer Kommunikation (über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal) abgeben und ändern. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich wie vorstehend unter III.1 beschrieben ordnungsgemäß angemeldet haben und im Aktienregister eingetragen sind.
Ein Formular für die schriftliche Briefwahl per Post, Telefax oder E-Mail wird mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III.1). Ein Formular ist zudem abrufbar unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
Die per schriftlicher Briefwahl abgegebenen Stimmen müssen der Gesellschaft bis Montag, 27. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift oder E-Mail-Adresse zugehen:
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BayWa Aktiengesellschaft |
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Telefax: +49 89 889 69 06 – 33 |
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E-Mail: baywa@better-orange.de |
Außerdem besteht die Möglichkeit zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
Die Zugangsdaten zum BayWa-Aktionärsportal werden mit der persönlichen Einladung bzw. dem Ticket zur virtuellen Hauptversammlung übersandt (siehe III.1). Die Möglichkeit zur Übermittlung über das BayWa-Aktionärsportal besteht bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am Dienstag, 28. Juli 2020. Bis zu diesem Zeitpunkt können Briefwahlstimmen über das BayWa-Aktionärsportal auch noch geändert werden. Eine Änderung über das BayWa-Aktionärsportal ist bis zu diesem Zeitpunkt auch möglich für Briefwahlstimmen, die bereits (wie oben beschrieben) schriftlich (d.h. per Post, Telefax oder E-Mail) abgegeben worden sind.
Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per Briefwahl werden unseren Aktionären zusammen mit den Unterlagen zur Hauptversammlung zugesandt.
5. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären, Fragemöglichkeit, Widerspruchsrecht
5.1 Verlangen nach Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 Aktiengesetz)
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von 500.000 Euro, dies entspricht rechnerisch 195.313 Aktien, erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Die Antragsteller haben dabei nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Jedem neuen Gegenstand für die Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist also Samstag, 27. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Wir bitten entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu richten:
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BayWa Aktiengesellschaft |
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht und solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
bekannt gemacht und den Aktionären mitgeteilt.
5.2 Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären (§§ 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz)
Jeder Aktionär ist gemäß § 126 Abs. 1 Aktiengesetz berechtigt, Gegenanträge zu Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu den Tagesordnungspunkten zu stellen. Gleiches gilt für Gegenvorschläge zu Wahlvorschlägen für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Abschlussprüfern (§ 127 Aktiengesetz). Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:
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BayWa Aktiengesellschaft |
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Telefax-Nr. +49 89 9222-3486 |
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E-Mail: hauptversammlung@baywa.de |
Die bis Montag, 13. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorstehend angegebenen Adresse eingegangenen und zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung
in der gesetzlich vorgeschriebenen Form und gegebenenfalls mit den nach § 127 Satz 4 Aktiengesetz zu ergänzenden Inhalten zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.
Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Gegenanträge ohne Begründung müssen nicht zugänglich gemacht werden. Ein Gegenantrag braucht ferner dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.
Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 Aktiengesetz müssen nicht begründet werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 Abs. 1 Aktiengesetz in Verbindung mit § 126 Abs. 2 Aktiengesetz gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend.
Nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ist das Recht der Aktionäre, in der virtuellen Hauptversammlung (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie Geschäftsführungsanträge zu stellen, ausgeschlossen. Übermittelte Gegenanträge, soweit sie sich nicht in der Ablehnung eines Beschlussvorschlages der Verwaltung erschöpfen, sowie Wahlvorschläge werden daher in der Hauptversammlung nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt.
5.3 Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz)
Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (ausgenommen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) haben eine Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz. Die Fragemöglichkeit besteht nur für Aktionäre und deren Bevollmächtigte, die sich wie unter III.1 beschrieben ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben und im Aktienregister eingetragen sind. Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. bis spätestens Sonntag, 26. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
einzureichen.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei Fragen zusammenfassen und auch im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Der Vorstand behält sich vor, Antworten auf Fragen vorab unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
zu veröffentlichen und in diesem Fall auf eine erneute Beantwortung während der virtuellen Hauptversammlung zu verzichten.
5.4 Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz
Aktionäre und Bevollmächtigte, die das Stimmrecht ausgeübt haben, können im Wege elektronischer Kommunikation über das passwortgeschützte BayWa-Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz Widerspruch gegen Beschlüsse der virtuellen Hauptversammlung erklären. Das Recht, Widerspruch zu erklären, besteht am 28. Juli 2020 vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrer Schließung durch den Versammlungsleiter.
5.5 Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz und § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 und 4, Satz 2 COVID-19-Gesetz finden sich unter der Internetadresse
www.baywa.com/hauptversammlung
6. Anzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die BayWa Aktiengesellschaft 35.279.062 Aktien ausgegeben, die jeweils eine Stimme gewähren. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt 35.279.062. Hiervon hält die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 19.500 eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Stimmrechte zu.
7. Angabe der Internetseite, über die hauptversammlungsrelevante Informationen zugänglich sind
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und etwaige Anträge der Aktionäre sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung
zur Verfügung.
8. Informationen für Aktionäre zum Datenschutz
Bei der Anmeldung zur, der Teilnahme an der Hauptversammlung und der Erteilung von Stimmrechtsvollmachten, erhebt die Gesellschaft personenbezogene Daten über die sich anmeldenden Aktionäre und/oder die bevollmächtigte Person. Die Datenerhebung erfolgt zu dem Zweck, den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte in der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft verarbeitet die personenbezogenen Daten als Verantwortliche gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (‚DS-GVO‘) und des Bundesdatenschutzgesetzes. Einzelheiten zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten und den Rechten der Betroffenen gemäß der DS-GVO finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.baywa.com/hauptversammlung
München, im Juni 2020
BayWa Aktiengesellschaft
Der Vorstand