SMA Solar Technology AG – Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

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SMA Solar Technology AG

Niestetal

Wertpapier-Kenn-Nummer: A0DJ6J
ISIN: DE000A0DJ6J9

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre herzlich zur

Ordentlichen Hauptversammlung

der SMA Solar Technology AG, Niestetal, Deutschland

am Donnerstag, den 04. Juni 2020 um 10.00 Uhr MESZ

ein,

die als virtuelle Hauptversammlung

ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

am Sitz der SMA Solar Technology AG,
Sonnenallee 1, 34266 Niestetal, Deutschland

stattfindet.

HINWEIS:

In diesem Jahr wird die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Covid-19-Gesetz) abgehalten.

Bitte beachten Sie, dass Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten nicht physisch vor Ort an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen können. Die virtuelle Hauptversammlung wird für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre über das von uns unter der Internetadresse

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

zur Verfügung gestellte Aktionärsportal live im Internet übertragen.

Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten entnehmen Sie bitte den im Anschluss an die Tagesordnung beschriebenen weiteren Angaben und Hinweisen zur Einberufung.

I. Tagesordnung:

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31. Dezember 2019 der SMA Solar Technology AG, des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, des zusammengefassten Lageberichts der SMA Solar Technology AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats, des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019 und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289a Abs. 1, § 315a Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs für das Geschäftsjahr 2019

Die unter dem Tagesordnungspunkt 1 genannten Unterlagen sind auf unserer Investor Relations Seite im Internet unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

zugänglich. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung näher erläutert werden. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen ist zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung vorgesehen, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahres- und Konzernabschluss bereits gebilligt und damit den Jahresabschluss festgestellt hat, so dass eine Feststellung durch die Hauptversammlung entfällt.

2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im festgestellten Jahresabschluss 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn von 156.651.269,02 Euro in voller Höhe auf neue Rechnung vorzutragen.

3. Beschlussfassung über die Einzelentlastung der Vorstandsmitglieder für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands im Geschäftsjahr 2019 personenbezogen, d.h. im Wege der Einzelentlastung, abzustimmen.

a) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Ulrich Hadding für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

b) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Dr.-Ing. Jürgen Reinert für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4. Beschlussfassung über die Einzelentlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2019 personenbezogen, d.h. im Wege der Einzelentlastung, abzustimmen.

a) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Roland Bent für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

b) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Oliver Dietzel für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

c) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Peter Drews für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

d) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Dr. Erik Ehrentraut für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

e) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Kim Fausing für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

f) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Johannes Häde für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

g) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Frau Heike Haigis für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

h) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Frau Alexa Hergenröther für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

i) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Frau Ilonka Nussbaumer für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

j) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Frau Yvonne Siebert für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

k) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Dr. Matthias Victor für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

l) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Hans-Dieter Werner für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

m) Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, Herrn Reiner Wettlaufer für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5. Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 sowie, für den Fall einer prüferischen Durchsicht, des Prüfers des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Prüfungsausschusses vor, die

Deloitte GmbH

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover

zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 sowie zum Abschlussprüfer für die prüferische Durchsicht des verkürzten Abschlusses und des Zwischenlageberichts für den Konzern für das erste Halbjahr des Geschäftsjahres 2020, sofern diese einer solchen prüferischen Durchsicht unterzogen werden, zu bestellen.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde.

6.

Wahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats

Mit Beendigung der Hauptversammlung am 04. Juni 2020 endet gemäß § 102 Abs. 1 AktG und § 6 Abs. 2 der Satzung bzw. bei Frau Nussbaumer aufgrund der gerichtlichen Bestellung die Amtszeit der bisherigen Aufsichtsratsmitglieder.

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung des Nominierungsausschusses und unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben und der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele vor, folgende Personen zu Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zu wählen:

Titel, Name Ausgeübter Beruf Wohnort
a) Roland Bent Geschäftsführer der PHOENIX CONTACT GmbH & Co. KG Blomberg
b) Kim Fausing Geschäftsführer und CEO der Danfoss A/S Sønderborg, Dänemark
c) Alexa Hergenröther Geschäftsführerin der K+S Minerals and Agriculture GmbH Kassel
d) Uwe Kleinkauf Geschäftsführender Gesellschafter der WELL Development GmbH Kassel
e) Ilonka Nussbaumer Senior Vice President, Head of Group HR der Danfoss A/S Sønderborg, Dänemark
f) Jan-Henrik Supady Geschäftsführender Gesellschafter der Liesner & Co. GmbH Kassel

Die Wahlen sollen gemäß § 6 Abs. 4 Satz 1 der Satzung und in Übereinstimmung mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex als Einzelwahlen durchgeführt werden.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG und § 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Mitbestimmungsgesetz aus je sechs Mitgliedern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer zusammen. Gemäß § 96 Abs. 2 Satz 1 AktG muss sich der Aufsichtsrat zu mindestens 30 Prozent aus Frauen und zu mindestens 30 Prozent aus Männern zusammensetzen. Die Anteilseignervertreter und die Arbeitnehmervertreter haben für die anstehende Aufsichtsratswahl vereinbart, diesen Mindestanteil für die Anteilseigner und die Arbeitnehmer getrennt zu erfüllen. Im Aufsichtsrat der Gesellschaft müssen somit sowohl auf der Anteilseigner- wie auf der Arbeitnehmerseite jeweils wenigstens 2 Sitze von Frauen und 2 Sitze von Männern besetzt sein, um die Anforderungen des § 96 Abs. 2 Satz 1 AktG zu erfüllen. Durch die Wahl der vorgeschlagenen Kandidatinnen und Kandidaten würde der erforderliche Mindestanteil erreicht. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Anteilseignervertreter nicht an Wahlvorschläge gebunden.

Die Wahl erfolgt gemäß § 6 Abs. 2 der Satzung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt, wobei das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet wird. Die Wahl erfolgt demnach bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2024 beschließt.

Angabe gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:

Die vorgenannten, zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Anteilseignervertreter sind bei den nachfolgend jeweils unter a) aufgelisteten Gesellschaften Mitglieder eines gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrats bzw. bei den unter b) aufgeführten Wirtschaftsunternehmen Mitglieder eines vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremiums:

Herr Kim Fausing ist b) Mitglied des Verwaltungsrates der Hilti AG, Liechtenstein, und ist nominiert als Mitglied des Verwaltungsrats der Lafarge Holcim, Schweiz, die am 12.05.2020 in ihrer jährlichen Generalversammlung über die Besetzung entscheiden wird.

Darüber hinaus ist keine der zur Wahl vorgeschlagenen Personen Mitglied in einem anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsrat oder in einem vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremium.

Nach Ansicht des Aufsichtsrats stehen die zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen mit Ausnahme von Herrn Fausing und Frau Nussbaumer in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär, die nach lit. C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 offenzulegen wären. Herr Fausing ist Geschäftsführer und CEO und Frau Nussbaumer ist Personalleiterin der Danfoss A/S, die mit 20% an der SMA Solar Technology AG beteiligt ist.

Weitere Informationen zu den Kandidaten, insbesondere einen kurzen Lebenslauf, finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

II. Weitere Angaben und Hinweise zur Einberufung

1. Mitteilung über die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt 34.700.000,00 Euro und ist in 34.700.000 Stückaktien eingeteilt. Jede Aktie gewährt in der Hauptversammlung eine Stimme. Die Anzahl der teilnahmeberechtigten Aktien und die Anzahl der Stimmrechte beträgt damit im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 34.700.000. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

Allgemeine Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung.

Da die Hauptversammlung auf der Grundlage von § 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zurBekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf Beschluss des Vorstandes, dem der Aufsichtsrat mit Beschluss gem. § 1 Abs. 6 des vorbezeichneten Gesetzes zugestimmt hat, nicht als Veranstaltung mit physische Präsenz, sondern ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt wird, können die Aktionäre – wie in den nachstehenden Teilnahmebedingungen beschrieben – elektronisch mit Hilfe des über die Homepage der SMA Solar Technology AG unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

zur Verfügung gestellten Aktionärsportals die Hauptversammlung verfolgen, ihre Aktionärsrechte wahrnehmen und ihre Stimmen abgeben.

2. Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts (mit Nachweisstichtag nach § 123 Abs. 4 Satz 2 AktG und dessen Bedeutung)

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. am Samstag, 23. Mai 2020 (00.00 Uhr MESZ, Nachweisstichtag), Aktionäre der Gesellschaft sind (Berechtigung) und sich gemäß § 13 der Satzung unter Nachweis ihrer Berechtigung zur Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Die Anmeldung muss spätestens bis zum Ablauf des Donnerstags, 28. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der nachstehend genannten Anmeldestelle eingehen, wobei der auf den Nachweisstichtag bezogene Nachweis des Anteilsbesitzes spätestens bis zum Ablauf des 31. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ) erfolgen kann.

SMA Solar Technology AG

c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
General Meetings
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
Deutschland
oder per E-Mail: WP.HV@db-is.com

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Umgekehrt gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag Folgendes: Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag ist im Übrigen kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung werden den Aktionären von der Anmeldestelle Zugangskarten übersandt. Auf jeder Zugangskarte sind die für den Zugang zum Aktionärsportal notwendigen Zugangsdaten abgedruckt. Die Zugangsdaten bestehen aus der Kennung und einem Passwort. Bitte beachten Sie, dass der Nachweis des Anteilsbesitzes – falls nicht direkt mit der Anmeldung übersandt – spätestens bis zum Ablauf des 31. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ) bei der Anmeldestelle eingegangen sein muss. Falls der Nachweis des Anteilsbesitzes nicht rechtzeitig eingeht, werden die Zugangskarte und damit eine evtl. bereits abgegebene Vollmacht und/oder Weisungen storniert. Bereits gestellte Fragen werden während der Hauptversammlung nicht behandelt.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Zugangskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.

Falls eine Zugangskarte auf dem Postweg verloren gehen sollte, können die Aktionäre sich unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer vollständigen Adresse und der Anzahl ihrer Aktien an folgende E-Mail-Adresse wenden:

sma2020@itteb.de

3. Verfahren für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmabgabe sowie für die Widerspruchserteilung während der Hauptversammlung

Aktionäre haben die Möglichkeit, dem Verlauf der Hauptversammlung über das Internet zu folgen und ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl abzugeben. Auch hierzu sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich, jeweils wie oben unter ‚Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts‘ beschrieben.

Am 4. Juni 2020 wird die gesamte Hauptversammlung ab 10.00 Uhr MESZ im Aktionärsportal unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

live in Bild und Ton übertragen. Das Aktionärsportal ermöglicht unseren Aktionären, die Hauptversammlung in ihrer gesamten Länge zu verfolgen und ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl bis zum Ende der Abstimmung abzugeben. Die Aktionäre haben während der Hauptversammlung auch die Möglichkeit, ihre Stimmen bis zum Ende der Abstimmung auf den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zu übertragen. Gem. § 1 Abs. 2 Nr. 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie haben die Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl oder der Vollmachtserteilung abgegeben haben, die Möglichkeit, über das Aktionärsportal elektronisch beim am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.

4. Stimmabgabe im Wege elektronischer Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht im Wege elektronischer Briefwahl unter Nutzung des Aktionärsportals ausüben, das die Gesellschaft unter der Internetadresse

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

ab 25. Mai 2020 bis zum Ende der Hauptversammlung zur Verfügung stellt. Über dieses Aktionärsportal können elektronische Briefwahlstimmen bis zum Ende der Abstimmung erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden.

5. Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung unter entsprechender Vollmachtserteilung auch durch Bevollmächtigte, z.B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Grundsätzlich bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung bzw. Aktionäre oder der Bevollmächtigte für den Nachweis der Vollmacht den Vollmachtsabschnitt auf dem Zugangskartenformular, das sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen. Ein Formular steht auch auf unserer Internetseite unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

zur Verfügung.

Für die Übermittlung der Vollmacht oder den Widerruf von Vollmachten stehen folgende Adresse und E-Mail-Adresse zur Verfügung:

SMA Solar Technology AG

c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
Deutschland
oder per E-Mail: sma2020@itteb.de

Wird eine Vollmacht erst nach Ablauf der Frist zur Anmeldung erteilt, muss der Bevollmächtigte nicht mehr angemeldet werden, sondern kann das Stimmrecht des Aktionärs ungeachtet einer eigenen Anmeldung ausüben, sofern der Aktionär selbst rechtzeitig angemeldet war und der Aktionär ihm den erteilten Zugangscode zum Aktionärsportal weitergibt. Die Nutzung des Zugangscodes seitens des Bevollmächtigten und die Bestätigung des Bevollmächtigten, dass er im Besitz einer gültigen Vollmacht ist, gelten zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Bei Vollmachten an Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder Personen i.S.v. § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere Aktionärsvereinigungen, besteht das Textformerfordernis weder nach dem Gesetz noch nach der Satzung der Gesellschaft. Nach dem Gesetz genügt es in diesen Fällen, wenn die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie ein Kreditinstitut, ein gleichgestelltes Institut oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder eine gleichgestellte Person i.S.v. § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere eine Aktionärsvereinigung bevollmächtigen wollen, über die Form der Vollmacht mit diesem ab. Die Vollmacht darf in diesen Fällen nur einem bestimmten Bevollmächtigten erteilt werden. Ein Verstoß gegen die vorgenannten und bestimmte weitere in § 135 AktG genannte Erfordernisse für die Bevollmächtigung der in diesem Absatz Genannten beeinträchtigt allerdings gemäß § 135 Abs. 7 AktG die Wirksamkeit der Stimmabgabe nicht.

Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei der Ausübung des Stimmrechts vertreten zu lassen. Hierfür legt die Gesellschaft folgende Regelungen fest: Die Stimmrechtsvertreter dürfen das Stimmrecht nur nach Maßgabe ausdrücklich erteilter Weisungen zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung ausüben. Ohne solche ausdrücklichen Weisungen wird das Stimmrecht nicht vertreten. Auch im Falle einer Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist der fristgerechte Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Für die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) kann das zusammen mit der Zugangskarte zugesandte oder das auf unserer Internetseite unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

erhältliche Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden. Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen), ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Vollmachten für die Stimmrechtsvertreter unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen müssen unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Formulars bei der Gesellschaft bis spätestens Dienstag 02. Juni 2020 (24.00 Uhr MESZ) unter der nachstehend genannten Adresse eingehen:

SMA Solar Technology AG

c/o ITTEB GmbH & Co. KG
Vogelanger 25
86937 Scheuring
Deutschland
oder per E-Mail: sma2020@itteb.de

Die Erteilung der Vollmacht (mit Weisungen) an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch elektronisch unter Nutzung des Aktionärsportals erfolgen, das die Gesellschaft unter der Internetadresse

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

ab 25. Mai 2020 bis zum Ende der Hauptversammlung zur Verfügung stellt. Über dieses Aktionärsportal können Vollmachten (mit Weisungen) an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bis zum Ende der Abstimmung erteilt bzw. geändert oder widerrufen werden.

Am Tag der Hauptversammlung selbst steht für die Erteilung, die Änderung bzw. den Widerruf von Vollmacht und Weisungen gegenüber dem Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausschließlich das Aktionärsportal unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

bis zum Ende der Abstimmung zur Verfügung.

Anfragen von Aktionären sind ausschließlich an folgende Adresse der Gesellschaft zu richten:

SMA Solar Technology AG

Investor Relations
Sonnenallee 1
34266 Niestetal
Deutschland
oder per E-Mail: HV@SMA.de

Wir bitten zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen können.

Soweit für ein und denselben Aktienbestand neben der Stimmerfassung im Aktionärsportal auch Vollmacht und Weisungserteilung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft per Brief oder E-Mail eingehen, wird die Stimmerfassung im Aktionärsportal unabhängig von den Eingangsdaten als verbindlich angesehen.

6. Veröffentlichung auf der Internetseite der Gesellschaft

Alsbald nach der Einberufung der Hauptversammlung werden über unsere Investor Relations Seite im Internet unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

folgende Informationen und Unterlagen zugänglich sein (vgl. § 124a AktG):

(1) Der Inhalt der Einberufung mit der Erläuterung zur fehlenden Beschlussfassung zu Punkt 1 der Tagesordnung und der Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung;
(2) die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen;
(3) Formulare, die bei Stimmabgabe durch Vertretung verwendet werden können.

7. Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Covid-19-Gesetz

a. Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG i.V.m. § 1 Abs. 3 S. 4 Covid-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB an den Vorstand der Gesellschaft

SMA Solar Technology AG

Vorstand
Sonnenallee 1
34266 Niestetal
Deutschland
oder per E-Mail: HV@SMA.de

zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Mittwoch, der 20. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ).

b. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können Anträge zu einzelnen Tagesordnungspunkten stellen (vgl. § 126 Abs. 1 AktG); dies gilt auch für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern (vgl. § 127 AktG).

Gemäß § 126 Abs. 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dort genannten Voraussetzungen (dies sind u. a. Aktionäre, die es verlangen) zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Mittwoch, der 20. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ). Ein Gegenantrag braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten (vgl. § 127 Satz 3 i.V.m. § 124 Abs. 3 Satz 4 und § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG). Nach § 127 Satz 1 AktG i.V.m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend, insbesondere gilt auch hier Mittwoch, der 20. Mai 2020 (24.00 Uhr MESZ) als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden.

Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG sind ausschließlich zu richten an:

SMA Solar Technology AG
Vorstand
Sonnenallee 1
34266 Niestetal
Deutschland
oder per E-Mail: HV@SMA.de

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären (einschließlich des Namens des Aktionärs und – im Falle von Anträgen – der Begründung) werden nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

zugänglich gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse zugänglich gemacht.

Mit den vorstehend geschilderten Maßnahmen kommt die Gesellschaft ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach den §§ 126, Abs. 1, 127 AktG nach, da diese Vorschriften durch das COVID-19-Gesetz nicht berührt werden. Die Aktionäre werden aber darauf hingewiesen, dass eine Abstimmung über Gegenanträge oder Wahlvorschläge in der virtuellen Hauptversammlung nicht erfolgen kann, da Anträge in der Hauptversammlung nicht gestellt werden können.

c.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz

Das Auskunftsrecht der Aktionäre ist im Falle einer virtuellen Hauptversammlung nach § 1 Abs. 2 Satz 2 (Covid-19-Gesetz) erheblich eingeschränkt. Danach haben die Aktionäre lediglich die Möglichkeit, Fragen im Wege der elektronischen Kommunikation zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz). Der Vorstand kann zudem festlegen, dass Fragen spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der SMA Solar Technology AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht und angeordnet, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, also bis spätestens einschließlich 1. Juni 2020 (24.00 Uhr MESZ) im Wege der elektronischen Kommunikation über das Aktionärsportal, welches die SMA Solar Technology AG unter der Internetadresse

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

ab Montag, 25. Mai 2020, zur Verfügung stellt, eingegangen sein müssen. Über die Beantwortung der Fragen entscheidet der Vorstand gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 Covid-19-Gesetz – abweichend von § 131 AktG – nur nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Ausweislich der Gesetzesbegründung zu § 1 Abs. 2 Satz 2 Covid-19-Gesetz hat die Verwaltung nicht alle Fragen zu beantworten. Sie kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Im Rahmen der Beantwortung der Fragen während der Hauptversammlung wird der Vorstand die Namen der Fragesteller nennen. Aktionäre, die aus Datenschutzgründen nicht wünschen, dass ihr Name genannt wird, haben im Aktionärsportal die Möglichkeit, dies bei der Fragestellung festzulegen.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

d. Widerspruchsrecht gem. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie

Aktionäre, die ihre Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Weisung an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft wie jeweils vorstehend beschrieben abgegeben haben, haben die Möglichkeit, über das Aktionärsportal elektronisch beim am Durchführungsort anwesenden beurkundenden Notar während der Hauptversammlung Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären.

e. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung der vorgenannten Rechte

Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung der vorgenannten Rechte und ihren Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.SMA.de/Hauptversammlung

unter ‚Hinweise zu den Rechten der Aktionäre‘ veröffentlicht.

8. Hinweis zum Datenschutz für die Teilnehmer der Hauptversammlung der SMA Solar Technology AG

Die SMA Solar Technology AG, Sonnenallee 1, 34266 Niestetal, verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung der SMA Solar Technology AG rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) Datenschutzgrundverordnung i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz. Die SMA Solar Technology AG erhält die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über die Anmeldestelle von dem Kreditinstitut, das die Aktionäre mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbank).

Die von der SMA Solar Technology AG für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der SMA Solar Technology AG und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der SMA Solar Technology AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die an der Hauptversammlung teilnehmen, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 Aktiengesetz) für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar. Die SMA Solar Technology AG löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu (Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de).

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der SMA Solar Technology AG unter:

SMA Solar Technology AG
Datenschutzbeauftragter
Sonnenallee 1
34266 Niestetal
Tel: 0561 9522 3636
E-Mail datenschutz@sma.de

9. Technische Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung sowie zur Nutzung des Aktionärsportals und zur Ausübung von Aktionärsrechten benötigen Sie eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Sie zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum internetgestützten Aktionärsportal der Gesellschaft benötigen Sie Ihre Zugangsdaten. Diese befinden sich auf der Zugangskarte, welche Ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung zugeschickt wird.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, insbesondere Ihr Stimmrecht bereits vor Beginn der Hauptversammlung auszuüben. Das Aktionärsportal steht Ihnen ab Montag, den 25. Mai 2020 zur Verfügung.

Weitere Einzelheiten zum Aktionärsportal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen stehen den Aktionären im Aktionärsportal zur Verfügung.

10.Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des internetgestützten Aktionärsportals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Aktionärsportal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Durchführung der Hauptversammlung über das Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt ihren Aktionären aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die Durchführung der Hauptversammlung zu unterbrechen.

 

Niestetal, im Mai 2020

SMA Solar Technology AG

Der Vorstand